Changer de syndic ou renouveler son contrat ne doit pas se faire à l'aveugle. Pour garantir aux copropriétaires des honoraires justes et des prestations adaptées, la loi impose une mise en concurrence régulière des contrats de syndic. Cette obligation, souvent méconnue, repose sur le conseil syndical et revient tous les trois ans. Ce guide détaille ce que dit exactement la loi, qui doit agir, comment l'assemblée peut accorder une dispense, et surtout comment mener une comparaison vraiment utile.
Qu'est-ce que la mise en concurrence du syndic
La mise en concurrence consiste, pour le conseil syndical, à solliciter et comparer plusieurs projets de contrat de syndic avant l'assemblée générale appelée à désigner ou renouveler le syndic. L'objectif est simple : permettre aux copropriétaires de voter en connaissance de cause, en disposant de plusieurs offres et non d'une seule proposition imposée.
Il ne s'agit pas nécessairement de changer de syndic. La mise en concurrence peut parfaitement aboutir au renouvellement du syndic en place, mais après avoir vérifié que ses honoraires et ses prestations restent compétitifs au regard du marché.
À retenir : mettre en concurrence ne veut pas dire changer. Cela veut dire comparer, pour décider en toute transparence de conserver ou de remplacer son syndic.
Ce que dit la loi
L'obligation est inscrite à l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965, dans sa rédaction issue de la loi ALUR du 24 mars 2014. Le texte prévoit que, tous les trois ans, le conseil syndical met en concurrence plusieurs projets de contrat de syndic avant la tenue de l'assemblée générale appelée à se prononcer sur la désignation d'un syndic.
L'idée du législateur était de répondre à un constat : faute de comparaison, beaucoup de copropriétés reconduisaient leur syndic par habitude, sans jamais vérifier le niveau réel de ses honoraires. En instaurant un rendez-vous régulier de comparaison, la loi a voulu redonner du pouvoir aux copropriétaires et faire jouer la concurrence entre cabinets.
| Élément | Règle |
|---|---|
| Texte de référence | Article 21 de la loi du 10 juillet 1965, issu de la loi ALUR |
| Qui doit agir | Le conseil syndical |
| Périodicité | Tous les trois ans |
| Objet | Plusieurs projets de contrat de syndic |
| Dispense possible | Par vote de l'assemblée à la majorité de l'article 25 |
Qui est concerné et qui doit agir
La mise en concurrence pèse sur le conseil syndical. C'est lui qui sollicite les cabinets, recueille les offres et les présente aux copropriétaires en vue de l'assemblée. Le syndic en place n'a pas à organiser sa propre mise en concurrence, mais il doit faciliter le travail du conseil syndical.
Cette répartition des rôles est logique : le conseil syndical est l'organe de contrôle de la copropriété, élu pour assister et surveiller le syndic. La comparaison des contrats fait naturellement partie de sa mission.
Tous les trois ans : comment compter le délai
La périodicité de trois ans se calcule par rapport à la dernière mise en concurrence ou à la désignation du syndic. En pratique, comme les mandats de syndic sont souvent conclus pour une durée de un à trois ans, la mise en concurrence s'organise généralement à l'approche de l'échéance du mandat, lorsque l'assemblée doit se prononcer sur le renouvellement ou le remplacement.
Le conseil syndical a donc tout intérêt à anticiper. Recueillir plusieurs offres demande du temps, et les projets de contrat doivent être disponibles suffisamment tôt pour être joints à la convocation de l'assemblée générale.
La dispense accordée par l'assemblée générale
La loi prévoit une souplesse importante : l'assemblée générale peut dispenser le conseil syndical de procéder à la mise en concurrence. Cette dispense répond à des situations concrètes, par exemple lorsque les copropriétaires sont satisfaits de leur syndic et ne souhaitent pas mobiliser le conseil syndical inutilement.
Deux conditions encadrent cette dispense :
- La question de la dispense doit être inscrite à l'ordre du jour de l'assemblée. On ne peut pas la décider à l'improviste.
- La dispense est votée à la majorité de l'article 25, c'est-à-dire la majorité des voix de tous les copropriétaires, présents, représentés ou non.
Bon à savoir : la dispense vaut pour l'échéance concernée. Elle n'éteint pas définitivement l'obligation, qui réapparaît lors des renouvellements suivants si l'assemblée ne la renouvelle pas.
Le droit individuel de chaque copropriétaire
Même lorsque le conseil syndical ne mène pas de mise en concurrence, ou qu'une dispense a été votée, chaque copropriétaire conserve un droit propre. Tout copropriétaire peut demander l'inscription à l'ordre du jour de l'examen de projets de contrat de syndic qu'il a lui-même obtenus.
Ce droit individuel est une garantie supplémentaire. Il permet à un copropriétaire vigilant de soumettre au vote une offre alternative, même si le conseil syndical n'a rien entrepris. Pour cela, il adresse sa demande au syndic dans les conditions habituelles d'inscription d'une question à l'ordre du jour.
Le contrat-type de syndic facilite la comparaison
Comparer des offres de syndic serait difficile si chaque cabinet présentait son contrat à sa manière. C'est pourquoi un contrat-type de syndic, défini par décret, s'impose à tous les syndics professionnels. Ce contrat-type liste de façon standardisée les prestations de gestion courante incluses dans le forfait et celles qui peuvent donner lieu à des honoraires particuliers.
Grâce à ce cadre commun, le conseil syndical peut comparer les offres ligne à ligne : montant du forfait annuel, prestations incluses, honoraires pour prestations particulières, frais divers. La comparaison devient objective et lisible.
Comment mener une mise en concurrence efficace
Une bonne mise en concurrence se prépare. Voici une démarche claire pour le conseil syndical.
Étape 1 : définir les besoins de la copropriété
Avant de solliciter des cabinets, le conseil syndical recense les caractéristiques de l'immeuble : nombre de lots, équipements collectifs, travaux en cours ou à venir, niveau de service attendu. Cela permet de demander des offres comparables et adaptées.
Étape 2 : solliciter plusieurs cabinets
Le conseil syndical contacte plusieurs syndics, professionnels comme bénévoles le cas échéant, et leur demande un projet de contrat fondé sur le contrat-type. Trois offres constituent un minimum raisonnable pour comparer utilement.
Étape 3 : comparer les offres sur des critères objectifs
Le conseil syndical analyse chaque offre poste par poste, sans se limiter au seul montant du forfait. Un forfait bas assorti de nombreux frais particuliers peut coûter plus cher au final qu'un forfait légèrement supérieur mais tout compris.
Étape 4 : présenter les offres à l'assemblée
Les projets de contrat retenus sont joints à la convocation de l'assemblée générale. Les copropriétaires votent ensuite la désignation du syndic en disposant de toutes les informations.
Les critères de comparaison à examiner
| Critère | Points de vigilance |
|---|---|
| Forfait annuel de gestion courante | Périmètre exact des prestations incluses |
| Honoraires pour prestations particulières | Organisation d'assemblées supplémentaires, suivi de travaux, mises en demeure |
| Frais divers | Photocopies, envois, accès à l'extranet, état daté |
| Durée du mandat | Souvent un à trois ans, à apprécier selon la stabilité souhaitée |
| Qualité du service | Réactivité, interlocuteur dédié, outils numériques proposés |
Mise en concurrence et changement de syndic
La mise en concurrence est souvent l'occasion de s'interroger sur un changement de syndic. Si la comparaison fait apparaître une offre nettement plus avantageuse, l'assemblée peut décider de désigner un nouveau syndic. Le vote de désignation se fait à la majorité de l'article 25, avec une possibilité de second vote à la majorité de l'article 24 dans certaines conditions.
La mise en concurrence et le changement de syndic sont donc deux étapes liées mais distinctes. La première éclaire la décision, la seconde la concrétise. Une copropriété peut très bien mettre en concurrence et finalement conserver son syndic, désormais conforté par la comparaison.
Que se passe-t-il en l'absence de mise en concurrence
Le non-respect de l'obligation de mise en concurrence n'entraîne pas, à lui seul, la nullité de la désignation du syndic votée par l'assemblée. Le législateur n'a pas assorti cette obligation d'une sanction automatique. La mise en concurrence reste une obligation qui pèse sur le conseil syndical, mais son absence ne suffit pas à invalider le mandat du syndic régulièrement désigné.
Cela ne signifie pas qu'il faille la négliger. La mise en concurrence est un outil de bonne gestion qui protège les intérêts financiers de la copropriété. Le conseil syndical a tout intérêt à la mener, et les copropriétaires à la réclamer.
Le cas des copropriétés sans conseil syndical
L'obligation reposant sur le conseil syndical, elle ne peut s'appliquer en l'absence d'un tel organe. Certaines petites copropriétés n'ont pas de conseil syndical, soit parce qu'aucun copropriétaire ne s'est porté candidat, soit parce que l'assemblée a décidé de ne pas en instituer.
Dans ce cas, la mise en concurrence organisée par le conseil syndical n'a pas lieu d'être. Le droit individuel de chaque copropriétaire de soumettre un projet de contrat concurrent demeure toutefois, et reste le meilleur moyen de faire jouer la concurrence.
Les erreurs fréquentes
- Confondre mise en concurrence et obligation de changer de syndic. La comparaison peut aboutir au maintien du syndic en place.
- Voter une dispense non inscrite à l'ordre du jour. La dispense doit figurer à l'ordre du jour pour être valable.
- Comparer uniquement le forfait. Les honoraires particuliers et les frais divers font souvent toute la différence.
- Oublier le droit individuel du copropriétaire. Chacun peut soumettre une offre concurrente au vote.
- S'y prendre trop tard. Les offres doivent être prêtes pour être jointes à la convocation.
Questions fréquentes
La mise en concurrence du syndic est-elle obligatoire chaque année ?
Non. L'obligation est triennale : elle revient tous les trois ans. Elle s'organise généralement à l'approche de l'échéance du mandat, avant l'assemblée appelée à désigner le syndic.
Qui doit organiser la mise en concurrence ?
Le conseil syndical. C'est lui qui sollicite les cabinets, compare les projets de contrat et les présente aux copropriétaires en vue de l'assemblée générale.
Peut-on être dispensé de mise en concurrence ?
Oui. L'assemblée générale peut en dispenser le conseil syndical, à condition que la question soit inscrite à l'ordre du jour et votée à la majorité de l'article 25.
Un copropriétaire peut-il proposer un autre syndic ?
Oui. Tout copropriétaire peut demander l'inscription à l'ordre du jour d'un projet de contrat de syndic qu'il a lui-même obtenu, même en l'absence de mise en concurrence du conseil syndical.
Que risque-t-on si la mise en concurrence n'est pas faite ?
L'absence de mise en concurrence n'entraîne pas la nullité de la désignation du syndic. Elle reste néanmoins une obligation de bonne gestion qui pèse sur le conseil syndical.
La mise en concurrence s'applique-t-elle aux copropriétés sans conseil syndical ?
Non, puisque l'obligation repose sur le conseil syndical. En son absence, seul subsiste le droit individuel de chaque copropriétaire de soumettre un contrat concurrent au vote.
Conclusion
La mise en concurrence du syndic tous les trois ans est un véritable levier de bonne gestion. Bien menée, elle permet de vérifier que les honoraires restent justes, de comparer les prestations et de renforcer la confiance entre les copropriétaires et leur syndic. Qu'elle débouche sur un renouvellement ou sur un changement, elle a le mérite d'éclairer la décision. Le conseil syndical gagne à l'anticiper, et chaque copropriétaire à s'y intéresser.
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