Tous les copropriétaires ne peuvent pas toujours se rendre à l'assemblée générale. Déplacement, indisponibilité, éloignement géographique : les raisons d'être absent sont nombreuses. Heureusement, la loi permet de se faire représenter en donnant pouvoir à un mandataire. Bien utilisée, la procuration garantit que votre voix compte même en votre absence. Mais elle obéit à des règles précises, notamment sur le choix du mandataire et le nombre de pouvoirs autorisés. Ce guide vous explique tout, avec un modèle de mentions à reproduire.
Qu'est-ce qu'un pouvoir en assemblée générale
Un pouvoir, aussi appelé procuration ou mandat, est l'acte par lequel un copropriétaire empêché confie à une autre personne le soin de le représenter et de voter en son nom lors de l'assemblée générale. Le copropriétaire absent est appelé le mandant, la personne qui le représente est le mandataire.
Le mandataire vote à la place du mandant, en suivant ses instructions ou, à défaut, selon son appréciation. Les voix du mandant s'ajoutent alors à celles dont dispose éventuellement le mandataire pour son propre lot.
À retenir : donner pouvoir n'est pas renoncer à voter. C'est au contraire s'assurer que sa voix sera exprimée, même sans être physiquement présent.
Ce que dit la loi
Le pouvoir en assemblée générale est régi par l'article 22 de la loi du 10 juillet 1965. Ce texte pose le principe : tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire de son choix. Il fixe aussi les limites destinées à éviter qu'une seule personne ne concentre un pouvoir excessif sur les décisions de la copropriété.
Le décret du 17 mars 1967 complète ce cadre, notamment pour le traitement des pouvoirs remis sans nom de mandataire, dits pouvoirs en blanc.
Qui peut être désigné comme mandataire
Le copropriétaire dispose d'une grande liberté dans le choix de son mandataire. Celui-ci peut être :
- Un autre copropriétaire de l'immeuble.
- Une personne extérieure à la copropriété : un membre de la famille, un ami, un locataire, un voisin, ou toute personne de confiance.
Le mandataire n'a donc pas besoin d'être copropriétaire. Cette souplesse permet à chacun de trouver facilement quelqu'un pour le représenter.
Qui ne peut pas recevoir de mandat
La loi pose une interdiction claire pour prévenir les conflits d'intérêts. Ne peuvent pas recevoir de mandat pour représenter un copropriétaire :
- Le syndic.
- Son conjoint, son partenaire de PACS ou son concubin.
- Ses préposés, c'est-à-dire ses salariés.
L'idée est simple : le syndic et son entourage ne doivent pas pouvoir influencer les votes en cumulant les pouvoirs des copropriétaires absents. Cette règle protège l'indépendance des décisions de l'assemblée.
Bon à savoir : cette interdiction vise à éviter que le syndic ne devienne juge et partie. Il organise l'assemblée, mais il ne doit pas en orienter les votes par le jeu des procurations.
La limite du nombre de pouvoirs
Pour empêcher la concentration des voix, la loi limite le nombre de mandats qu'une même personne peut recevoir. Le principe est le suivant :
- Un mandataire ne peut recevoir plus de trois délégations de vote.
- Toutefois, il peut recevoir plus de trois délégations si le total des voix dont il dispose, les siennes et celles de ses mandants, n'excède pas 10 % des voix du syndicat.
Autrement dit, la règle des trois pouvoirs s'efface lorsque le mandataire reste sous le seuil de 10 % des voix totales. Cette exception permet, dans les grandes copropriétés, qu'une personne représente plusieurs copropriétaires sans pour autant peser de manière disproportionnée.
| Situation | Règle applicable |
|---|---|
| Mandataire avec trois mandats ou moins | Toujours autorisé |
| Mandataire avec plus de trois mandats | Autorisé si le total des voix reste sous 10 % du syndicat |
| Total des voix supérieur à 10 % du syndicat | Limité à trois délégations |
La forme du pouvoir
Le pouvoir doit être établi par écrit. En pratique, un formulaire de pouvoir est généralement joint à la convocation de l'assemblée, ce qui facilite la démarche. Le copropriétaire peut aussi rédiger sa procuration sur papier libre, dès lors qu'elle est datée et signée.
Le mandat peut être transmis par voie électronique lorsque la copropriété l'a prévu. L'essentiel est qu'il identifie clairement le mandant, le mandataire et l'assemblée concernée.
Le pouvoir en blanc et sa répartition
Il arrive qu'un copropriétaire signe un pouvoir sans désigner de mandataire précis. On parle alors de pouvoir en blanc. Plutôt que de perdre cette voix, la loi organise sa répartition.
Les pouvoirs en blanc sont remis au président du conseil syndical, qui se charge de les répartir entre les copropriétaires présents, dans le respect des limites légales. À défaut de conseil syndical, l'assemblée organise la distribution de ces pouvoirs. Ce mécanisme évite qu'un copropriétaire absent qui a fait l'effort de signer une procuration ne voie sa voix perdue.
Pouvoir et nombre de voix
Recevoir un pouvoir ne donne pas une voix supplémentaire arbitraire. Le mandataire vote avec le nombre de voix correspondant à la quote-part du mandant, c'est-à-dire ses tantièmes. Si le mandant détient 150 tantièmes, le mandataire exprime 150 voix en son nom, en plus de ses propres voix.
Le mandataire additionne donc les voix de chacun de ses mandants et les siennes, dans la limite des règles de plafonnement vues plus haut.
Pouvoir ou vote par correspondance : quelle différence
Le pouvoir et le vote par correspondance permettent tous deux de participer sans être présent, mais ils fonctionnent différemment :
- Le pouvoir confie à une personne le soin de voter à votre place. Le mandataire peut s'adapter aux débats et aux éventuelles modifications de résolutions.
- Le vote par correspondance consiste à voter à l'avance, résolution par résolution, au moyen d'un formulaire. Vous décidez vous-même de chaque vote, mais sans pouvoir réagir aux débats.
Le choix dépend de votre confiance dans un mandataire et de votre souhait de garder la main sur chaque vote.
Modifier ou révoquer un pouvoir
Un pouvoir n'est pas irrévocable. Tant que l'assemblée ne s'est pas tenue, le copropriétaire peut changer de mandataire ou décider finalement d'être présent. S'il se présente en personne le jour de l'assemblée, sa présence prime et le pouvoir donné devient sans effet pour les votes qu'il exprime lui-même.
Pour éviter toute confusion, il est préférable d'informer rapidement le syndic et l'ancien mandataire de tout changement.
Comment rédiger un pouvoir valable
Un pouvoir sur papier libre doit comporter un minimum de mentions pour être incontestable :
- Le nom et le prénom du mandant, ainsi que l'identification de son lot.
- Le nom et le prénom du mandataire, sauf s'il s'agit volontairement d'un pouvoir en blanc.
- L'identification de la copropriété et la date de l'assemblée générale concernée.
- La mention que le mandant donne pouvoir au mandataire pour le représenter et voter en son nom.
- La date et la signature du mandant.
Conseil : si vous avez des consignes de vote précises, indiquez-les sur le pouvoir ou transmettez-les par écrit au mandataire. Vous gardez ainsi le contrôle sur les décisions importantes.
Les erreurs fréquentes
- Donner pouvoir au syndic ou à un de ses salariés. C'est interdit par la loi.
- Confier un quatrième mandat sans vérifier le seuil de 10 %. Au-delà de trois pouvoirs, le plafond de voix doit être respecté.
- Oublier de dater et signer la procuration. Un pouvoir non signé est sans valeur.
- Croire qu'un pouvoir en blanc est perdu. Il est réparti par le président du conseil syndical.
- Ne pas prévenir en cas de changement. Informez le syndic si vous changez de mandataire ou venez finalement en personne.
Questions fréquentes
Puis-je donner pouvoir à une personne qui n'est pas copropriétaire ?
Oui. Le mandataire peut être un autre copropriétaire ou une personne extérieure : un proche, un ami, un locataire. Seuls le syndic, son conjoint, son partenaire, son concubin et ses salariés ne peuvent pas recevoir de mandat.
Combien de pouvoirs une personne peut-elle recevoir ?
Trois au maximum en principe. Elle peut en recevoir davantage si le total des voix, les siennes et celles de ses mandants, n'excède pas 10 % des voix du syndicat.
Le syndic peut-il recevoir un pouvoir ?
Non. Le syndic, son conjoint, son partenaire de PACS, son concubin et ses préposés ne peuvent pas recevoir de mandat pour représenter un copropriétaire.
Qu'est-ce qu'un pouvoir en blanc ?
C'est un pouvoir signé sans désignation de mandataire. Il est remis au président du conseil syndical, qui le répartit entre les copropriétaires présents dans le respect des limites légales.
Un pouvoir peut-il être annulé ?
Oui. Tant que l'assemblée n'a pas eu lieu, le copropriétaire peut changer de mandataire ou se présenter en personne. Sa présence prime alors sur le pouvoir donné.
Faut-il un formulaire particulier ?
Non. Un formulaire est souvent joint à la convocation, mais le pouvoir peut être rédigé sur papier libre, à condition d'être daté, signé et d'identifier clairement le mandant, le mandataire et l'assemblée.
Conclusion
Le pouvoir en assemblée générale est un outil simple et précieux. Il permet à chaque copropriétaire de faire entendre sa voix, même absent, tout en préservant l'équilibre des décisions grâce à des règles claires sur le choix du mandataire et le nombre de mandats. Bien rédigée et confiée à une personne de confiance, la procuration garantit une participation pleine et entière à la vie de la copropriété.
Avec TheSyndic, la gestion des pouvoirs et des présences se simplifie. Les mandats, les votes par correspondance et la feuille de présence sont centralisés et faciles à suivre, pour des assemblées générales fluides et parfaitement conformes, même gérées par un syndic bénévole.
