Se déplacer un soir de semaine pour assister à l'assemblée générale n'est pas toujours simple. Entre les copropriétaires non-résidents, les emplois du temps chargés et les immeubles dispersés, le taux de participation aux assemblées reste souvent faible. La loi a pris acte de cette réalité en autorisant la participation à distance. Aujourd'hui, une assemblée générale de copropriété peut se tenir en visioconférence, en présentiel ou en combinant les deux. Ce guide explique le cadre légal, les démarches concrètes et les précautions à prendre pour organiser une AG à distance valable.
Qu'est-ce qu'une assemblée générale en visioconférence
Une assemblée générale en visioconférence permet aux copropriétaires de participer aux débats et aux votes sans être physiquement présents dans la salle. Ils se connectent à distance, par vidéo ou par tout autre moyen de communication électronique, et participent en temps réel comme s'ils étaient sur place.
Il existe en réalité trois manières de participer à une assemblée, qui peuvent se combiner :
- La présence physique, le mode traditionnel, dans la salle où se tient l'assemblée.
- La participation à distance, par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen électronique permettant l'identification du copropriétaire.
- Le vote par correspondance, au moyen d'un formulaire transmis avant l'assemblée.
À retenir : un copropriétaire qui participe par visioconférence est considéré comme présent. Sa voix compte exactement comme celle d'un copropriétaire assis dans la salle.
Ce que dit la loi
La possibilité de participer à distance a été introduite par la loi ELAN du 23 novembre 2018, à travers l'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965. Cet article pose le principe : les copropriétaires peuvent participer à l'assemblée par présence physique, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification.
Le décret du 27 juin 2019 est venu préciser les modalités pratiques. Plus tard, la loi du 7 décembre 2020 dite loi ASAP a renforcé ces possibilités en permettant, par l'article 22-2 de la loi de 1965, d'organiser une assemblée sans présence physique, c'est-à-dire entièrement à distance, en combinant visioconférence et vote par correspondance.
| Texte | Apport |
|---|---|
| Loi ELAN du 23 novembre 2018 | Introduit la participation à distance (article 17-1 A) |
| Décret du 27 juin 2019 | Précise les modalités techniques de participation |
| Loi ASAP du 7 décembre 2020 | Permet l'assemblée sans présence physique (article 22-2) |
Voter les modalités techniques en amont
La participation à distance ne s'improvise pas le jour de l'assemblée. Les moyens et supports techniques permettant la visioconférence doivent être décidés au préalable par l'assemblée générale elle-même.
Concrètement, l'assemblée vote, à la majorité de l'article 25, les moyens techniques retenus pour participer à distance, ainsi que le cas échéant le montant des dépenses correspondantes. Cette décision figure à l'ordre du jour d'une assemblée, et une fois adoptée, elle s'applique aux assemblées suivantes.
Bon à savoir : le coût de la solution de visioconférence est une dépense de la copropriété, votée par l'assemblée et répartie entre les copropriétaires comme une charge générale.
L'identification du participant à distance
La loi insiste sur un point essentiel : le moyen de communication utilisé doit permettre l'identification du copropriétaire. Il ne suffit pas qu'une personne se connecte, encore faut-il s'assurer qu'il s'agit bien du copropriétaire concerné ou de son mandataire.
Cette exigence garantit la régularité des votes. Le syndic et le président de séance doivent pouvoir vérifier l'identité des participants connectés, au même titre qu'ils contrôlent la feuille de présence en salle.
Le vote par correspondance, complément naturel
La participation à distance se combine très bien avec le vote par correspondance. Un copropriétaire qui ne peut être présent, ni en salle ni en visioconférence, peut transmettre son vote à l'avance au moyen d'un formulaire. Ses votes sont alors comptabilisés résolution par résolution.
Cette souplesse permet d'atteindre des taux de participation bien plus élevés. Entre la présence physique, la visioconférence et le vote par correspondance, chaque copropriétaire trouve un moyen d'exprimer sa voix.
La panne technique et ses conséquences
Que se passe-t-il si un copropriétaire ne parvient pas à se connecter, ou si la liaison est interrompue en cours de séance ? La loi a anticipé cette situation pour ne pas fragiliser les décisions.
En cas de problème technique empêchant un copropriétaire de participer à distance, l'assemblée peut se tenir et les décisions restent valables. Un incident de connexion ne suffit pas à remettre en cause une assemblée régulièrement convoquée. Il est toutefois recommandé de prévoir une solution fiable et de tester le dispositif avant la séance.
Les avantages de l'assemblée à distance
- Une participation accrue. Les copropriétaires non-résidents ou empêchés peuvent voter sans se déplacer.
- Un gain de temps. Plus de trajet, plus de contrainte de lieu, la connexion suffit.
- Des décisions mieux représentatives. Un quorum de participation plus élevé renforce la légitimité des votes.
- Une accessibilité renforcée. Les personnes à mobilité réduite participent plus facilement.
- Une organisation simplifiée pour le syndic bénévole. La logistique de salle s'allège considérablement.
Les précautions à prendre
L'assemblée à distance présente de réels atouts, mais elle demande de la rigueur :
- Choisir une solution technique fiable et simple d'usage, adaptée à des participants parfois peu à l'aise avec le numérique.
- Tester le dispositif en amont, idéalement avec quelques membres du conseil syndical.
- Prévoir l'identification claire de chaque participant connecté.
- Garantir que chacun puisse intervenir dans les débats, et pas seulement voter.
- Soigner la tenue de la feuille de présence intégrant les participants à distance.
Le rôle du syndic et du président de séance
Dans une assemblée à distance, le syndic assure le bon déroulement technique et administratif. Il met en place la solution de visioconférence votée par l'assemblée, vérifie les connexions et tient la feuille de présence à jour en intégrant les participants distants.
Le président de séance, élu en début d'assemblée, conduit les débats et veille à ce que chacun puisse s'exprimer, qu'il soit en salle ou connecté. Il proclame les résultats des votes en additionnant les voix exprimées par tous les modes de participation.
Mettre en place une AG à distance : les étapes
Étape 1 : faire voter les modalités techniques
Lors d'une assemblée, inscrivez à l'ordre du jour le choix de la solution de visioconférence et le budget associé. Le vote se fait à la majorité de l'article 25.
Étape 2 : informer les copropriétaires
Dans la convocation de l'assemblée suivante, indiquez clairement la possibilité de participer à distance et les instructions de connexion. Joignez également le formulaire de vote par correspondance.
Étape 3 : préparer et tester le dispositif
Avant la séance, vérifiez le bon fonctionnement de la solution choisie et anticipez l'identification des participants connectés.
Étape 4 : tenir l'assemblée
Le jour J, le président de séance conduit les débats et les votes en intégrant présents en salle, participants à distance et votes par correspondance. La feuille de présence recense l'ensemble des participants.
Les erreurs fréquentes
- Improviser la visioconférence sans vote préalable des modalités. Les moyens techniques doivent être votés en amont par l'assemblée.
- Négliger l'identification des participants. La loi exige un moyen permettant d'identifier chaque copropriétaire connecté.
- Oublier le formulaire de vote par correspondance. Il complète utilement la participation à distance.
- Croire qu'une panne annule l'assemblée. Un incident technique ne remet pas en cause les décisions régulièrement prises.
- Choisir un outil trop complexe. La solution doit rester accessible à tous les copropriétaires.
Questions fréquentes
Une assemblée générale de copropriété peut-elle se tenir entièrement en visioconférence ?
Oui. Depuis la loi ASAP, une assemblée peut se tenir sans présence physique, en combinant visioconférence et vote par correspondance, à condition que les modalités techniques aient été votées au préalable.
Un copropriétaire en visioconférence est-il considéré comme présent ?
Oui. La participation à distance équivaut à une présence physique. La voix du copropriétaire connecté est comptabilisée comme celle d'un participant en salle.
Qui décide de recourir à la visioconférence ?
L'assemblée générale vote les moyens et supports techniques permettant la participation à distance, à la majorité de l'article 25, ainsi que le budget correspondant.
Que se passe-t-il en cas de problème de connexion ?
Un incident technique empêchant un copropriétaire de se connecter ne remet pas en cause la validité de l'assemblée. Les décisions régulièrement prises restent valables.
Qui paie la solution de visioconférence ?
Le coût est une dépense de la copropriété, votée par l'assemblée et répartie entre les copropriétaires comme une charge générale.
La visioconférence remplace-t-elle le vote par correspondance ?
Non, les deux se complètent. La visioconférence permet de participer en direct, le vote par correspondance permet de voter à l'avance sans se connecter le jour de l'assemblée.
Conclusion
L'assemblée générale en visioconférence est devenue un véritable atout pour la vie démocratique des copropriétés. Elle augmente la participation, simplifie l'organisation et rend les décisions plus représentatives. Bien préparée, avec des modalités votées en amont et une solution fiable, elle offre une grande souplesse sans sacrifier la régularité des votes. Pour un syndic bénévole, c'est aussi un moyen d'alléger sensiblement la logistique des assemblées.
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